Mengelola perubahan organisasi, part 1

Jakarta, 17 November 2012

Ahmad Fuady 

Kenapa organisasi harus berubah?

sumber gambar: indraibe.wordpress.com

Situasi sekarang ini dimana organisasi harus menghadapi perubahan lingkungan yang cepat dan pada akhirnya memaksa organisasi untuk turut serta berubah agar bisa beradaptasi, sehingga mau-tidak mau akhirnya perubahanpun menjadi kegiatan rutin organisasi yang menjadi salah satu persyaratan kunci bagi keberlanjutan organisasi di masa depan. Beberapa faktor pendorong perubahan organisasi adalah:

1. Penyesuaian diri dengan perubahan kondisi ekonomi,
2. Penyesuaian diri dengan perubahan kebutuhan pemegang kepentingan,
3. Penyesuaian diri dengan perubahan peraturan pemerintah,
4. Upaya untuk memenuhi permintaan publik,
5. Upaya untuk memanfaatkan teknologi baru,
6. Menjalankan usulan anggota organisasi terkait perbaikan kualitas organisasi.

Jelaslah bahwa penting bagi organisasi untuk mengembangkan kompetensi agar bisa berubah dengan cepat dan sukses, dengan kata lain organisasi bukan hanya disyaratkan ikut mampu melakukan perubahan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan namun juga harus mampu mengelola perubahan itu sendiri.

Secara umum manajemen perubahan dapat didefiniskan sebagai pendekatan terstruktur untuk mengubah individu, tim, dan organisasi dari keadaan sekarang menuju keadaan masa depan yang diharapan, untuk meraih atau mengimplementasikan visi dan misinya. Kegiatan ini adalah proses organisasi yang bertujuan untuk membantu anggota organisasi, agar mereka bisa menerima dan menyambut perubahan yang akan terjadi dengan keadaan yang sudah bertahun-tahun menjadi kebiasaan mereka dalam berperilaku dalam organisasi.  

Lebih lanjut, riset membuktikan bahwa tidak ada satupun pendekatan khusus yang paling sesuai untuk mengelola semua jenis perubahan organisasi, karena perubahan yang sama bisa menimbulkan dampak yang berbeda-beda terhadap masing-masing kelompok dalam organisasi. Metoda-metoda yang digunakan untuk komunikasi, kepemimpinan, dan koordinasi kegiatan harus disesuaikan dalam menemukan kebutuhan masing-masing situasi perubahan.


Dimensi Perubahan

Di semua jenis organisasi, tidak mempedulikan jenis industri di mana organisasi tersebut beroperasi ataupun ukuran (besar-kecil) organisasi, perubahan selalu didorong dan berdampak pada tiga elemen kunci organisasi, yaitu:

 

1. Proses,
Proses ditetapkan dengan peta proses, aturan, prosedur, dan standar operasi yang menggambarkan bagaimana suatu hal dilakukan. Proses-proses organisasi ini akan dirancang ulang atau disesuaikan dengan kebutuhan konsumen baru ataupun dengan cara baru untuk memberikan pelayanan yang lebih baik pada konsumen lama (internal maupun eksternal). Elemen ini akan mendorong organisasi untuk mengadopsi teknologi baru.

2. Teknologi,
Teknologi memastikan organisasi untuk beroperasi dengan cara yang lebih efektif dan efisien ketika mengimplementasikan perubahan. Dimana, dengan teknologi organisasi bisa memproses data dengan tingkat keakuratan, kemandirian dan kecepatan yang lebih tinggi. Untuk itu, rencana untuk memperkenalkan dan mensistematisasikan teknologi yang dibutuhkan untuk melakukan perubahan yang diinginkan, penting untuk semua proses perubahan.

3. Orang,
Biasanya organisasi mampu merancang proses baru ataupun memperbaiki proses yang ada sekarang. Organisasi juga mampu dengan baik mengidentifikasi ataupun mengembangkan teknologi baru untuk mengetahui kekuatan proses baru yang sudah dirancang. Bagaimanapun, kebanyakan organisasi gagal untuk memberikan perhatian yang cukup pada peran yang dimainkan “orang” dalam proses dan teknologi baru yang akan digunakan untuk meraih perubahan organisasi yang diinginkan.

Riset membuktikan bahwa tinggi sekali persentase organisasi yang gagal dalam usaha untuk berubah karena elemen “orang” kurang begitu diperhatikan diawal inisiatif perubahan. Padahal sebenarnya orang-orang di dalam organisasi inilah yang nantinya akan bertanggung jawab untuk mengembangkan dan mengimplementasikan proses baru, yang pada akhirnya akan membutuhkan teknologi baru. Dan memang “orang” jugalah yang harus menentukan, merekomendasikan, membeli dan menggunakan teknologi baru tersebut.

Pada dasarnya, “orang” harus memahami dan ikut merasakan kebutuhan untuk berubah. Organisasi bahkan tidak akan bisa memulai untuk memperkenalkan perubahan, kacuali jika anggotanya memahami dan mendukung alasan utama yang mendorong terjadinya perubahan. Penerimaan akan perubahan ini dikenal sebagai langkah awal dalam proses transisi manusia.