sekilas tentang TNA

Ahmad Fuady

Palembang, 22 Oktober 2011

Tujuan Training Needs Analysis (TNA)

Training need analysis (TNA) atau analisis kebutuhan training biasanya digunakan untuk memeriksa kebutuhan suatu organisasi akan training atau pelatihan. Dasar dari TNA adalah analisis kesenjangan. TNA merupakan assessment yang bertujuan untuk mengetahui kesenjangan antara pengetahuan, keterampilan dan sikap (attitude) aktual anggota organisasi dengan pengetahuan, keterampilan dan sikap yang mereka butuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.

Assessment kebutuhan training biasanya diadakan terlebih dahulu, sebelum training mulai dianggarkan, dirancang dan dilaksanakan. Hasil dari analisis kebutuhan training biasanya berupa dokumen yang secara spesifik menjawab kenapa, apa, siapa, dimana, kapan dan dimana seputar training yang akan dilakukan. Lebih khusus lagi, dokumen tersebut akan menjawab beberapa pertanyaan berikut:

• Kenapa anggota organisasi membutuhkan training?
• Kemampuan apakah yang butuh pengembangan atau penajaman?
• Siapakah yang membutuhkan training?
• Kapankah mereka membutuhkan kemampuan baru tersebut?
• Dimanakah training akan dilaksanakan? Dan
• Bagaimankah caranya untuk mengembangkan kemampuan tersebut?

Ada banyak cara yang bisa digunakan untuk melaksanakan TNA, tergantung pada situasi yang sedang anda hadapi. Tidak ada satu cara yang paling sempurna dan bisa digunakan untuk semua situasi. Apakah tujuan TNA anda untuk:

• Mengadakan langkah awal dalam merancang solusi spesifik baru yang sangat dibutuhkan perusahaan sekarang in (cont. menurunkan keluhan pelanggan).
• Untuk merancang kalender training tahunan perusahaan.
• Mengidentifikasi kebutuhan training dan pengembangan individual karyawan selama berlangsungnya proses penilaian kinerja.
• Dan lain-lain...

untuk menegaskan tujuan TNA, pertimbangkanlah ruang lingkup TNA yang akan anda lakukan. Apakah ini anda lakukan untuk menentukan kebutuhan training:

• Pada level organisasikah?
• Pada level proyek untuk proyek tertentu sajakah?
• Pada level departemen untuk karyawan tertentu sajakah?

Jawaban anda pada pertanyaan diatas akan membantu anda untuk menetukan

• Siapakah yang akan melakukan TNA
• Bagaimankah TNA akan dilakukan, dan
• Sumber data apakah yang akan digunakan?

Metode melakukan Training Need Analysis

Salah satu metode yang umumnya digunakan untuk melakukan TNA adalah penilaian performa atau kinerja karyawan.

Penilaian Kerja Karyawan (employees performance appraisals)

Umumnya, setiap manajer akan mendiskusikan kebutuhan training dan pengembangan pada bagian akhir diskusi penilaian kinerja karyawan. Metode ini sangat cocok jika kebutuhan training memiliki variasi yang tinggi diantara karyawan. Secara khusus, manajer akan membuat rencana pengembangan performa karyawan yang dikolaborasikan dengan hasil penilaian kerja yang sedang dilaksanakan. Rencana tersebut biasanya akan mempertimbangkan:

• Rencara dan strategi perusahaan.
• Target dan tujuan yang telah disepakati.
• Performa karyawan selama ini.
• Deskripsi tugas (jobdesk) karyawan.
• Umpan balik (feedback) konsumen eksternal/internal dan stakeholders, dan
• Aspirasi karir karyawan.

Rencana pengembangan performa yang lengkap seharusnya mencantumkan area yang membutuhkan pengembangan, aktifitas pengembangan aktual, sumberdaya yang dibutuhkan, hasil yang diharapkan dan jangka waktu yang disetujui mengenai kapan hasil dari pengembangan akan tercapai.

Anda mungkin menemukan beberapa kesamaan antara kebutuhan training dan pengembangan individu dalam beberapa penilaian kinerja. Pada kasus ini, organisasi sebaiknya memberikan perhatian untuk mengkaji ulang dan mengklasifikasikan setiap kebutuhan tersebut dan menterjemahkannya kedalam jenis training yang cocok (atau mungkin intervensi lain yang lebih cocok). Langkah selanjutnya adalah memprioritaskan tingkat pentingnya hasil yang diinginkan sehingga anda bisa menghasilkan matrik yang berisi daftar training dan jumlah peserta untuk setiap training yang dibutuhkan. Kemudian negosiasikan jadwal pelaksanaan training yang dilaksanakan sehingga cocok dengan rencana kerja para manajer dan karyawan, sementara itu tetap perhatikan anggaran dana yang anda butuhkan untuk melaksanakannya.

Sumber Data yang Biasanya Menjadi Rujukan TNA

Dalam melaksanakan TNA, anda mungkin memiliki beberapa variasi sumber data yang bisa anda gunakan. Sumber data apa yang aka anda gunakan akan tergantung pada beberapa faktor, faktor-faktor tersebut meliputi:

• Rentang waktu yang anda miliki
• Sumber daya manusia yang anda miliki
• Tingkat keakuratan data yang anda inginkan
• Reliabilitas setiap sumber data
• aksesibilitas setiap sumber data.

Sumber data yang mungkin bisa anda gunakan mungkin saja:

• Wawancara/survei dengan para supervisor/manajer
• Wawancara/survei dengan para karyawan
• Dokumen penilaian kerja karwayan
• Dokumen rencana strategis organisasi
• Rencana operasional organisasi/departemen
• Indikator performa departemen/organisasi
• Keluhan konsumen
• Kejadian-kejadian kritis/khusus
• Data tentang kualitas produk/jasa

contohnya, jika anda mempertimbangkan untuk memberikan training manajemen proyek kepada para manajer proyek, anda mungkin ingin melakukan wawancara terlebih dahulu dengan calon peserta dan pimpinan mereka mengenai permasalahan yang sedang mereka hadapi. Atau, anda mungkin ingin mengkaji ulang dokumen-dokumen tentang rencana dan prosedur kerja untuk memastikan metodologi dan tools apa yang  digunakan perusahaan anda, atau yang mungkin akan mereka gunakan nanti di kemudian hari.